Mentions légales & confidentialité — Sabta Clean

Éditeur du service

Sabta Clean est un service édité par Sabta Solutions, SAS en formation, au capital social envisagé de 10 000 €, représentée par le Président de la SAS en formation.

Siège social : en cours de fixation — France.

Immatriculation: en cours. Les informations relatives au SIREN, SIRET, RCS, numéro de TVA intracommunautaire et siège social définitif seront complétées dès l'immatriculation effective de la société.

Contact général : contact@sabta-solutions.fr
Contact RGPD : dpo@sabta-solutions.fr
Directeur de la publication : le Président de la SAS en formation.

Hébergement

Sabta Clean est hébergé auprès d'un prestataire situé au sein de l'Union européenne.

Hébergeur : OVH / OVHcloud
Coordonnées de l'hébergeur : contact@ovh.net

Objet du service

Sabta Clean est une solution numérique destinée au suivi, à la traçabilité et à l'organisation des prestations de propreté, d'entretien et de contrôle qualité réalisées sur des sites clients.

Le service peut être utilisé depuis une application web et/ou une application Android installée sur tablette ou téléphone professionnel.

Selon les fonctionnalités activées, Sabta Clean peut permettre notamment :

• la consultation des sites, zones, locaux ou prestations à réaliser ;
• la validation du passage ou de l'intervention d'un agent ;
• la saisie d'observations liées à une prestation ;
• la remontée d'anomalies ou d'incidents ;
• l'ajout de photos justificatives ;
• la lecture de QR codes ou identifiants de zone ;
• la consultation de plannings ou consignes ;
• la traçabilité des horaires, passages, contrôles et actions réalisées ;
• la génération de rapports ou historiques d'intervention.

Rôle de Sabta Solutions au regard du RGPD

Lorsque Sabta Clean est utilisé par une association, société, organisme ou client professionnel pour suivre ses prestations de propreté, Sabta Solutions peut agir :

• soit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, lorsque le client détermine les finalités et moyens essentiels du traitement ;
• soit comme responsable de traitement pour ses propres traitements, notamment la gestion des comptes, contrats, support, facturation, sécurité et relation client.

L'entité juridique cliente demeure responsable de l'information de ses salariés, agents, prestataires ou intervenants lorsque Sabta Clean est utilisé dans son organisation.

Données susceptibles d'être traitées

Selon les usages activés par le client, Sabta Clean peut traiter les catégories de données suivantes :

• données d'identification professionnelle : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, identifiant, rôle, fonction, site d'affectation ;
• données relatives aux interventions : date, heure, site, zone, local, prestation réalisée, statut, observations, anomalies, commentaires ;
• données de traçabilité : horodatage, historique d'actions, validation de passage, contrôle qualité ;
• données techniques : adresse IP, identifiant de terminal, type d'appareil, version de l'application, journaux techniques ;
• photos ou pièces justificatives ajoutées par l'utilisateur lorsque cette fonctionnalité est activée.

Sabta Clean n'a pas vocation à traiter des données de santé ni des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD.

Les utilisateurs ne doivent pas saisir dans Sabta Clean de données sensibles, de données médicales, d'informations confidentielles sans rapport avec la prestation, ni de données excessives au regard de la finalité de suivi des interventions.

Finalités des traitements

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• créer et gérer les comptes utilisateurs ;
• permettre l'accès sécurisé à l'application ;
• organiser les prestations de propreté et d'entretien ;
• assurer la traçabilité des interventions ;
• documenter les passages, contrôles, anomalies et observations ;
• faciliter le suivi opérationnel par les responsables habilités ;
• assurer le support technique ;
• sécuriser le service et prévenir les accès non autorisés ;
• respecter les obligations contractuelles, comptables ou légales applicables.

Bases légales

Lorsque Sabta Solutions agit pour le compte d'un client, la base légale est déterminée par ce client, responsable de traitement.

Lorsque Sabta Solutions agit comme responsable de traitement pour ses propres traitements, les bases légales peuvent être :

• l'exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ;
• l'intérêt légitime, notamment pour la sécurité du service, le support, la gestion client et la prévention des incidents ;
• le respect d'obligations légales, notamment comptables ou fiscales.

Permissions de l'application Android

L'application Android Sabta Clean peut demander certaines permissions uniquement lorsque cela est nécessaire au fonctionnement des modules activés.

Les permissions susceptibles d'être demandées sont notamment :

• Appareil photo : lecture de QR codes, prise de photos d'anomalies ou de justificatifs d'intervention ;
• Stockage / fichiers : ajout ou consultation de pièces jointes, si cette fonction est activée ;
• Notifications : réception d'alertes liées aux interventions, anomalies ou informations de service ;
• Réseau / Internet : synchronisation avec le service Sabta Clean.

Les permissions non nécessaires ne doivent pas être activées. L'utilisateur peut gérer les permissions depuis les paramètres Android de son appareil. Le refus d'une permission peut limiter certaines fonctionnalités associées.

Photos et pièces justificatives

Lorsque la prise de photo est activée, les photos doivent être strictement liées à la prestation de propreté, au contrôle qualité, à une anomalie ou à un justificatif d'intervention.

Les utilisateurs doivent éviter de photographier des personnes identifiables, des documents confidentiels, des données sensibles ou des éléments sans lien avec la prestation.

Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement :

• aux utilisateurs habilités du client, selon leurs rôles et périmètres d'accès ;
• aux administrateurs autorisés ;
• aux personnes autorisées de Sabta Solutions, uniquement pour les besoins du support, de la maintenance, de la sécurité ou de l'administration du service ;
• aux prestataires techniques strictement nécessaires à l'hébergement, au fonctionnement et à la sécurité du service.

Les données ne sont pas vendues à des tiers.

Localisation et sécurité des données

Les données sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne.

Sabta Solutions met en œuvre des mesures de sécurité adaptées, notamment :

• chiffrement des échanges ;
• contrôle d'accès par identifiant et mot de passe ;
• gestion des rôles et habilitations ;
• journalisation des actions sensibles ;
• sauvegardes ;
• limitation des accès au strict besoin d'en connaître ;
• mesures de sécurité destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation.

Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies.

À titre indicatif :

• les comptes utilisateurs sont conservés pendant la durée d'utilisation du service ;
• les historiques d'intervention sont conservés pendant la durée du contrat ou selon les instructions du client ;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pour une durée limitée nécessaire à la sécurité et à la traçabilité ;
• les données peuvent être supprimées ou anonymisées à la demande du client, sous réserve des obligations légales applicables.

Les durées définitives peuvent être précisées dans le contrat conclu avec le client.

Droits des personnes

Conformément au RGPD, les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité lorsque ce droit est applicable.

Lorsque Sabta Clean est utilisé par un client professionnel, les demandes doivent en priorité être adressées à ce client, responsable de traitement.

Sabta Solutions peut également être contactée à l'adresse suivante : dpo@sabta-solutions.fr.

Une réclamation peut être introduite auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

Cookies et traceurs

Sabta Clean utilise uniquement les cookies, jetons ou traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment pour l'authentification, la sécurité de session et la synchronisation.

Aucun cookie publicitaire ni traceur de suivi tiers n'est utilisé.

Propriété intellectuelle

Sabta Clean, son application Android, son interface, sa conception, son fonctionnement, ses fonctionnalités, sa documentation, ses méthodes, ses éléments logiciels et son savoir-faire sont la propriété exclusive de Sabta Solutions ou font l'objet de droits d'utilisation régulièrement détenus par Sabta Solutions.

Toute reproduction, extraction, copie, adaptation, décompilation, rétro-ingénierie, tentative de reconstitution, usage concurrentiel ou développement d'une solution similaire à partir de Sabta Clean ou des informations communiquées par Sabta Solutions est interdit.

Modification des présentes mentions

Sabta Solutions peut modifier les présentes mentions légales et la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l'immatriculation de la société, des évolutions de Sabta Clean, de la réglementation ou de ses traitements.

La version applicable est celle publiée à la date de consultation.